Jeg har denne diskussion med flere startups jeg snakker med.

Hvornår skal vi bruge tid/penge på automatisering af interne forretningsprocesser?

Interne forretningsprocesser kan være:

  1. Kunde onboarding (oprettelse af kunder i diverse systemer og støtte dem i processen med at blive gode kunder).
  2. Opfølgning på kunder for at øge retention (beholde kunderne længere som kunder).
  3. Fakturering af kunder.
  4. Salgsprocess med hvilke kommende kunder der skal kontaktes og hvordan.
  5. Udregning af KPI’er til at styre forretningen efter.

Når jeg vurderer automatisering, tænker jeg altid tilbage på, da jeg arbejdede som konsulent for en stor amerikansk virksomhed. De opkøbte mindre virksomheder for at udvikle dem og de havde en lang række metoder og processer for at udvikle virksomhederne.

Deres metode for automatisering var så simpel som: U S A

U = Understand
S = Simplify
A = Automate

Understand / Forstå

Det man skal forstå er: Hvad giver værdi for kunderne.

Netop denne værdi skal startups og mindre virksomheder arbejde meget på at finde modellen for. Men det er en meget vigtig fase, som man SKAL bruge tid på. Man skal gøre en masse forsøg manuelt for at vurdere hvordan kunderne reagerer.

F.eks har jeg mødt flere startups, der gerne vil lave et automatiseret mailflow til kunderne. Mit spørgsmål er så altid: “Hvordan ved du præcis hvordan flowet skal være, hvis du ikke har kørt manuelle forsøg i en periode?”. Man skal køre forskellige flows igennem manuelt, og vurdere hvad giver den største effekt. (Jeg ser egentligt helst, at man mødes eller taler med kunderne i starten istedet for at sende mails)

Når forståelsen er opnået, så kan man lave en procesbeskrivelse man er 100% sikker på skaber størst mulig værdi hos kunden.

P.S. Hvis det er en ren intern process som f.eks. KPI beregning – så er “kunden” CEO, Advisoryboard og/eller bestyrelse.

Simplify / Simplificering

I denne fase gælder det om at skære alle trin væk, der ikke skaber værdi for kunden. Trin der ikke skaber værdi er f.eks.:

  • Unødvendige interne kontroller (Systemet skal kunne håndtere kun at vise afvigelser. Dermed skal der ikke bruges tid på de 90% der altid går godt)
  • Unødvendig overførsel af information mellem forskellige personer. Hvis én person kan gøre det hele færdigt, så er det mere simpelt end hvis 2 personer skal ind over opgaven.
  • Unødvendige godkendelse af chefer o.l. Man skal stole på at personen der håndterer opgaven er i stand til at tage de rigtige beslutninger.

Automate / Automatisering

Når først den aktuelle interne proces er 100% forstået og simplificeret så meget som muligt, så skal der MÅSKE automatiseres.

For at afgøre om det kan betale sig, så skal man bruge 2 tal:

  1. Hvad koster det er udføre processen manuelt i dag pr. måned? Dette udregnes med hvor mange arbejdstimer, der bruges på processen og hvad prisen er for den medarbejder, der udfører opgaven. Prisen for en medarbejder er typisk løn x 2 (for at dække alle omkostninger ved en medarbejder)
  2. Hvad koster det at automatisere processen. Der skal medregnes programmeringstid, interne timer o.l.

For at beregne om det kan betale sig, så skal man udregne hvor mange måneder det vil tage at få investeringen igen.

Hvis det koster kr. 10.000 pr. måned at køre det manuelt og automatiseringen koster kr. 30.000 – så tager det 3 måneder før investeringen er hjemme (og derefter sparer man kr. 10.000 pr. måned)

Et forslag til hvad en rimelig tilbagebetalingstid er:

  1. Store veletablerede virksomheder med kendt forretningsmodel der ikke ændrer sig meget: 24 måneder er godt.
  2. Mindre/mellemstore etablerede virksomheder: 12 måneder er godt.
  3. Nye virksomheder der tjener penge og har overskud: 6 måneder er godt.
  4. Startups der ikke har overskud og måske ikke har ramt den HELT rigtige forretningsmodel: 2 måneder er godt.

Konklusion

Der skal IKKE automatiseres for enhver pris.

Det skal kunne betale sig økonomisk.

Det er dyrere og mere besværligt at ændre processer, der er automatiserede end processer, der er manuelle.

 

P.S. Dette blogindlæg er lavet efter forslag fra min gode Business Angel kollega Esben Gadsbøll. Tak Esben.